办事大厅-海外教育学院

办事大厅

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部门：办公室

现场办事清单
序号	服务事项	需准备材料	办事流程	办结时限	经办人	办理地点及联系电话	一次就办结、告知	备注
1	海外教育学院、陈爱礼国际学院等公章用印业务	相关需要用印的材料	携带相关用印材料和申请表→分管领导审批→审核通过后提交院办办理用印。	即时办结	徐佳佳	海外217 6185133	√
2	开具海外教育学院教职工证明信	个人基本信息	准备个人基本信息→工作人员开具证明	即时办结	陈丽勤	海外217 6186166	√
3	业务用车申请	海外教育学院业务用车审批单	填写“海外教育学院业务用车审批单”→分管院领导审批→审批单交经办人备案→自行叫车	即时办结	吴阿河	海外121 6182951	√
4	教职工因私出国（境）请假与审批--在职已聘高级职称及其他登记备案人员	《集美大学登记备案人员因私出国（境）请假与审批表》（在职已聘高级职称及其他登记备案人员）	填写《集美大学登记备案人员因私出国（境）请假与审批表》（在职已聘高级职称及其他登记备案人员）→院领导审核意见→人事处意见→分管人事校领导意见（仅请事假8天以上需审批）→提交人事处（审批表复印给院办）→到人事处办理销假	1个工作日	徐佳佳	海外217 6185133	√	在学校网页办事大厅网上办事一表通办理
5	教职工因私出国(境)请假与审批-非登记备案人员	《集美大学非登记备案人员因私出国(境)请假与审批表》	在职：填写《集美大学非登记备案人员因私出国(境)请假与审批表》→院领导审核意见→人事处意见（仅占用工作日需审批）→分管人事校领导意见（仅请事假8天以上需审批）→提交院办→到院办办理销假自聘：填写《集美大学非登记备案人员因私出国(境)请假与审批表》→院领导审核意见→提交院办→到院办办理销假	1个工作日	徐佳佳	海外217 6185133	√	在职人员在学校网页办事大厅网上办事一表通办理，自聘人员下载表格审批
6	教职工请假（销假）申请	医院证明等相关材料	在职：教职工登陆网站→录入个人资料，提交相关证明→按照考勤文件审批权限进行审批→提交人事处→单位考勤员进行销假自聘：教职工填写教职工请假审批表→提交相关证明→按照考勤文件审批权限进行审批→提交院办→办理销假	2个工作日	徐佳佳	海外217 6185133	√	在职人员在学校网页办事大厅网上办事一表通办理，自聘人员下载表格审批
7	海外教育学院官网新闻、通知通告、院务公开信息发布	《海外教育学院官网信息发布登记表》	填写《海外教育学院官网信息发布登记表》→院办初审→分管院领导审批	1个工作日	陈丽勤	海外217 6186166	√
8	海外教育学院微信公众号信息发布	《海外教育学院微信公众号信息发布登记表》	填写《海外教育学院微信公众号信息发布登记表》→院办初审→分管院领导审批	1个工作日	陈丽勤	海外217 6186166	√
9	固定资产采购(含服务申购)	申购表及其他审批材料	1、十万以下：填写申购表→项目负责人审批→主管领导审批→向供应商采购(2万以下）或采购小组组织询价＼比价向中标商采购(２－５万)或报资产处委托采购(5－10万)．　　　　　　　　　　　　　　　　　　2、十万以上：立项审批→申购表→上报资产处→按经费来源经相关职能部门审批→招投标→凭中标通知签订合同并进行采购．	3个工作日	洪艺蓉	海外224 6182798	√
10	教职工免费车辆通行手续办理	行驶证、驾驶证、劳动合同（编外人员）等相关材料	申请人填写“集美大学机动车辆通行申报表”，上传相关证件照片→单位办公室审核→保卫处审核	2个工作日	洪艺蓉	海外224 6182798	√	在学校网页办事大厅网上办事一表通办理
11	校园卡办理（二级单位自聘人员）	新卡办理：劳动合同、身份证件、院领导签字、单位盖章的证明（内含工号、姓名、证件名、证件号）延期：劳动合同、身份证件	携带材料到网络中心用户服务大厅校园卡业务现场办理，工本费10元/张	一次办结	洪艺蓉	海外224 6182798	√
12	经费报销	各类业务原始单据（包含相关票据及差旅费、修缮工程、物资采购、招待、会议、培训等各类业务报销需要的单据）、经费报销单	经办人提供各类业务原始单据→填写报销单→报销单经相关负责人签字（按《集美大学经费支出审批办法》规定的权限审批）→到财务科办理报账手续	到财务处办理	张江华	海外224 6182798	√
13	借款	借款单、付款通知（会议通知、录用通知、相关合同等）	经办人填写借款单→报相关负责人签字（按《集美大学经费支出审批办法》规定的权限审批）→到财务科办理借款手续	到财务处办理	张江华	海外224 6182798	√
14	各类款项发放	《校内人员其他工薪收入发放表》、《校外人员劳务发放表》；	根据经办人提供校内人员其他工薪收入明细表通过财务网上综合服务平台个人收入申报系统填报款项发放表（发放表需经领款人签字）→款项发放表经相关负责人签字（按《集美大学经费支出审批办法》规定的权限审批）→到财务科办理款项发放手续	到财务处办理	张江华	海外224 6182798	√
15	学生退费	收费发票、退学申请表、身份证、银行卡、领款单	申请人带齐材料→收费管理科核实结算→协助办理退费手续→到财务处办理退费手续	到财务处办理	张江华	海外224 6182798	√
16	学籍变动	学籍变动申请表	学生提供学籍变动通知单→收费管理科核查学杂费是否交清（若学费未交清，须先交清款项）→通知财务处变更学籍	到财务处办理	张江华	海外224 6182798	√
17	学生款项报账	学生款项发放表、相关附件、身份证复印件等	根据经办人提供的学生款项发放明细通过财务网上综合服务平台个人收费申报系统学生酬金发放管理终端填报→打印《学生款项发放表》→相关负责人签字（按《集美大学经费支出审批办法》规定的权限审批）→纸质《学生薪酬发放表》送到收费管理科2岗审核办理款项发放手续	到财务处办理	张江华	海外224 6182798	√

部门：学院组织科

现场办事清单
序号	服务事项	需准备材料	办事流程	办结时限	经办人（一窗受理人）	办理地点及联系电话	一次就办结、告知	备注
1	形势报告会和哲学社会科学报告会讲座、论坛的审批	《集美大学举办形势报告会和哲学社会科学报告会、研讨会、讲座、论坛审批表》	网上办事平台申请——学院党委负责人审核（签字并加盖学院党委印章）--报上级主管部门审批。后续流程如下：1.如涉及境外人士时先报国际合作处初审——宣传部审批；2.其他——直接报宣传部审批。	即时即办	沈友强	海外111 6183652	√
2	党员组织关系转出	无	1.办理人到“厦门党建e家”上提出申请； 2.经党支部、院党委、校党委管理员审核后，提交上级党组织进行审核。拟转往福建省内的，不需打印党员组织关系介绍信；拟转往省外的，待审核通过后，办理人到打印店或组织部组织科打印彩色介绍信，凭开具的介绍信到接收单位办理接收手续，并上传回执。	即时即办	沈友强	海外111 6183652	√
3	补办党员组织关系介绍信	《“厦门党建e家”操作失误汇总表》	办理人到学院党委填写《“厦门党建e家”操作失误汇总表》电子版，并上交组织部。（后面流程如下：组织部汇总后报上级党组织“厦门党建e家”管理员，申请退回失误操作；待逐级退回后，办理人重新在“厦门党建e家”提交申请，逐级审核通过后，到打印店或组织部组织科打印彩色介绍信）。	即时即办	沈友强	海外111 6183652	√
4	共产党员因私出国（境）审批（保留党籍）	共产党员因私出国（境）情况登记表（保留党籍	党员同志持经所在支部书记审批后的《共产党员因私出国（境）审批（保留党籍）》，到院党委领导签字审批后并加盖学院党委印章，送校党委组织部备案。	即时即办	沈友强	海外109 6183652	√
5	因私事出国（境）党员恢复组织生活申请审批	因私事出国（境）党员恢复组织生活申请表	党员同志持经所在支部书记审批后的《因私事出国（境）党员恢复组织生活申请表》，到院党委领导签字审批后并加盖学院党委印章，送校党委组织部备案。	即时即办	沈友强	海外111 6183652	√

部门：教学科

网上办事清单
序号	服务事项	需准备材料	办事流程	办结时限	经办人	联系电话	登录网址	备注
1	在校生重新学习		学生网上报名→学院审核→教务处审核→网上缴费→安排上课	按文件规定的时间即时办理	余璐玮	6181598	教务系统
2	等级考试报名		学生网上报名→学院审核→教务处审核上报	按文件规定的时间即时办理	陈宝琴	6182951	教务系统
3	教室借用（集美大学教室）	涉及举办哲学社会类报告会、研讨会、讲座、论坛的，须提交主办单位党委（总支）及校党委宣传部的审批意见复印件	教务系统提交网上教室申请→活动所属部门初审→教务处复审→初审部门或校内自助打印服务点打印已审批的《集美大学临时借用教室申请表》→申请人交表至各物业管理点	2个工作日	黄登贵	6180250	教务系统	提交材料需现场验证或发送传真

部门：教学科

现场办事清单
序号	服务事项	需准备材料	办事流程	办结时限	经办人	办理地点及联系电话	一次就办结、告知	备注
1	各类教务方面证明和介绍信出具、各类材料密封	相关证明材料	教学科审核→出具证明或密封	立即办理	余璐玮	海外115 6181598	一次就办结
2	在校生转修非竞技类体育课	申请表、相关证明	学生申请→医疗中心审核→学院审批	立即办理	余璐玮	海外115 6181598	一次就告知
3	在校生学分认定	申请表、成绩单	学生申请→学院审核→学院办理	立即办理	余璐玮	海外115 6181598	一次就告知
4	在校生成绩更改	申请表、成绩单或试卷第一页复印件	教师申请→学院审核→学院办理	立即办理	黄登贵	海外117 6180250	一次就告知
5	申请查卷		学生申请→学院审核→学院办理	立即办理	吴阿河	海外121 6182951	一次就告知
6	在校生因病休学	申请表、相关证明	学生申请→医疗中心审核→学院审批	立即办理	余璐玮	海外115 6181598	一次就告知
7	在校生休学（不含因病）、保留学籍、复学	申请表、相关证明	学生申请→学院审核→学院办理	立即办理	余璐玮	海外115 6181598	一次就告知
8	在校生自动退学	申请表、相关证明	学生申请→学院审核→学院办理	立即办理	余璐玮	海外115 6181598	一次就告知
9	在校生办理离到校手续		学生申请→相关单位审核→学院审批	立即办理	余璐玮	海外115 6181598	一次就告知
10	出具在校生成绩、学籍、学历、学位等证明		学生携带校园卡或身份证到教学科办理	立即办理	黄登贵	海外117 6180250	一次就办结
11	在校生办理缓考手续		学生申请→学院审核→学院办理	立即办理	余璐玮	海外115 6181598	一次就办结
12	在校学生变更姓名或身份证号	1.个人信息变更申请书；2.新、旧身份证复印件；3.户籍证明（派出所出具）	电子注册信息变更：学生申请→学院审核→学校审核→教育厅审核→教育部留学服务中心审批	按上级规定的时限办理	宋瑾（库克）柯柳青（战略）	海外115 6181598(库克) 海外113 6183211（战略）	一次就告知
13	在校学生移民港澳台变更身份信息	1.个人信息变更申请书；2.港澳身份证（台胞证）复印件； 3户籍注销证明（派出所出具）	电子注册信息变更：学生申请→学院审核→学校审核→教育厅审核→教育部留学服务中心审批	按上级规定的时限办理	宋瑾（库克）柯柳青（战略）	海外115 6181598(库克) 海外113 6183211（战略）	一次就告知
14	库克毕业生学位认证申请、查验、补办		毕业生按教育部留学服务中心相关文件在中国留学网办理	按上级规定的时限办理	宋瑾	海外115 6181598	一次就告知
15	教室借用（海外教育学院教室）		提出申请→学院审核→填写《海外教育学院临时借用教室申请表》→学院审批→申请人交表至各物业管理点	立即办理	黄登贵	海外117 6180250	一次就办结
16	课表运行管理（调、停课）	1.集美大学教职工请假申请表（事假、病假、公假需要） 2.相关证明材料（事假、病假、公假需要）3.集美大学调课申请表	1.教师申请→教师所属教研室签署意见→教师所属学院分管教学领导签署意见→教师所属学院教学科审核办理 2.学生申请→班级所属学院分管教学领导签署意见→班级所属学院教学科审核办理	3个工作日	黄登贵	海外117 6180250	一次就告知
17	多媒体设备维修		教师或学院报修→电话报修→电话指导上课老师处理→由丹田管理员处理→专业维修人员到场处理	立即办理	吴阿河	海外121 6182951	一次就告知

部门：团委、学生科

现场办事清单
序号	服务事项	需准备材料	办事流程	办结时限		经办人	办理地点及联系电话	一次就办结、告知	备注
1	盖院团委公章		印章使用登记→盖章	即时办结		王亦志	海外111 6182105	√
2	学生走读申请	《集美大学走读申请表》、家长同意走读书面意见	填写《集美大学走读申请表》→辅导员核实情况并签署意见→院团委审批→院党委副书记审批	即时办结		各辅导员	各辅导员办公室	√
3	《集美大学中外合作办学毕业生就业协议书》审核盖章	《集美大学中外合作办学毕业生就业协议书》原件	毕业生与用人单位就业意向，各自填写协议书中对应的内容→学院盖章→就业指导中心盖章	即时办结		各辅导员	各辅导员办公室	√
4	补办学生证	个人一寸彩照一张	到辅导员处领取学生证，填写相关内容→院办盖章		即时办结	各辅导员	各辅导员办公室	√
5	《毕业生就业推荐表》审核签章	经学院审核签章的《毕业生就业推荐表》原件	毕业生填写推荐表→学院审核签章→学生就业指导中心审核签章		即时办结	各辅导员	各辅导员办公室	√

部门：招生办公室

现场办事清单
序号	服务事项	需准备材料	办事流程	办结时限	经办人	办理地点及联系电话	一次就办结、告知	备注
1	考生申请入学	申请表（网填）、身份证、高中毕业证书、高中三年成绩单、一寸蓝底照片（电子版）、高考成绩单（或雅思或托福成绩单）	填写相应申请表（集美大学海外教育学院网络招生报名系统填写）→提交相应证明材料→录取测试（仅申请2+2项目需要）→招生领导小组会议决定是否录取→网络招生报名系统查询录取情况→学院招生办公室寄发已录取学生的录取通知书及入学须知→已录取学生缴费确认入学资格→查询高考成绩（或雅思、托福成绩）真实性→有入学资格的新生，持相应材料的原件按时报到、入学。	报名后2-3周（视实际情况而定）	衡天书吴爱萍	海外一楼招生大厅、218 6185566、6183233		查询高考成绩（或雅思、托福成绩）真实性的时间：入学报到当天。请新生准备好网查资料或当地考试院开具的证明
2	新生保留、放弃、恢复入学资格	申请表、家长签署意见	填写相应申请表（表格可在集美大学海外教育学院网招生专栏上下载）→家长签署意见→学院审批→院招生办办理相关手续	即时办理	衡天书	海外218 6183233	√
3	新生应征入伍保留录取资格	《应征入伍普通高等学校录取新生保留入学资格申请表》	填写《应征入伍普通高等学校录取新生保留入学资格申请表》（一式两份）→批准入伍地县级人民政府征兵办公室审核→院招生办审批并办理相关手续	即时办理	吴爱萍	海外218 6183233	√
4	毕业生档案领取或寄发	个人身份证或用人单位商调函	毕业生持本人身份证前来领取并签收；毕业生与用人单位签订劳动协议后，由用人单位向学院发出毕业生档案商调函，收到商调函后将档案寄送给指定地址和单位。	即时办理	吴爱萍	海外218 6183233

部门：中外合作办学项目中心

现场办事清单
序号	服务事项	需准备材料	办事流程	办结时限	经办人	办理地点及联系电话	一次就办结、告知	备注
1	大一新生注册	高中毕业证书、高中3年6个学期成绩证明、身份证复印件	填写注册申请表电子版+3个材料复印件做成PDF文档，以库克ID+姓名拼音命名	1个月内	宋瑾	海外115 6181598
2	库克ID卡丢失、信息错误补办	姓名、学号、库克ID、出生年月日	上报个人信息，提交1寸照片电子版，缴费105元	1个月内	宋瑾	海外115 6181598
3	外教成绩申诉	出勤、作业、试卷等相关证明材料	提交申诉表PDF文档	1个月内	宋瑾	海外115 6181598
4	外教重修报名	姓名、学号、库克ID	提交重修申请表，确定跟班信息	1个月内	宋瑾	海外115 6181598
5	毕业申请		提交毕业申请表，1寸学士照电子版	1个月内	宋瑾	海外115 6181598

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